Наши публикации
К списку публикацийЭлектронные счета-фактуры
Россия долгое время оставалась единственным европейским государством, в котором законодательно не было предусмотрено создание юридически значимых оригиналов счетов-фактур в электронном виде. Первым шагом к введению электронного документооборота в России было проведение в 2009 г. пилотного проекта по обмену счетами-фактурами в электронном виде.
С 2010 г. налогоплательщикам было предоставлено право оформления электронных счетов-фактур в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ, которым внесены соответствующие изменения в НК РФ. В настоящее время воспользоваться предоставленным правом налогоплательщики не могут в связи с отсутствием нормативных документов, утверждающих форматы электронных счетов-фактур, порядок ведения книг покупок и книг продаж в электронном виде.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок) утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н, вступившим в силу с 03.06.2011.
В случае перехода налогоплательщика на обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия НДС к вычету будет являться счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате, подписанный электронной цифровой подписью продавца, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с утвержденным Порядком.
В целом процесс отправки и получения электронных счетов-фактур через телекоммуникационные каналы связи аналогичен принципу сдачи отчетности в электронном виде - все документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде, причем условия для выбора того или иного вида в Порядке не определены.
Основанием для обмена счетами-фактурами в электронном виде является взаимное согласие сторон, порядок документального оформления которого в НК РФ также не определен.
По мнению Минфина России (Письмо от 01.08.2011 N 03-07-09/26), такое согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота, в том числе путем:
обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами;
выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.
Помимо согласия стороны обмена (и их Операторы) должны обладать совместимыми техническими средствами и возможностями для приема и обработки электронных счетов-фактур.
Обмен счетами-фактурами в электронном виде между продавцами и покупателями по телекоммуникационным каналам связи должен осуществляться через Операторов электронного документооборота с соблюдением всех положений Порядка, т.е. продавец и покупатель не могут обмениваться электронными счетами-фактурами по обычной электронной почте.
При этом обмен может осуществляться как через одного Оператора, так и через двух различных, если продавец и покупатель подключены к разным Операторам, при наличии у последних совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденными форматами.
Операторы электронного документооборота - это организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи.
Требования к Операторам электронного документооборота во многом идентичны требованиям к специализированным операторам связи, осуществляющим в настоящее время передачу налоговой декларации в электронном виде по каналам связи от налогоплательщиков или их представителей в налоговые органы на основании Приказа МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169 "Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/25).
При выборе Оператора электронного документооборота для обмена электронными счетами-фактурами необходимо учитывать, что Оператор должен гарантировать участникам системы электронного документооборота обеспечение безопасности на физическом, канальном, сетевом и транспортных уровнях, что предполагает:
- высокую степень защищенности оборудования от несанкционированного доступа;
- безопасность конфиденциальной информации, в том числе персональных данных;
- осуществление обмена по защищенному сетевому соединению;
- защиту от потери или повреждения данных.
Обмен электронными счетами-фактурами может осуществляться только при условии использования сертифицированных средств криптографической защиты информации, совместимых со средствами криптозащиты, используемыми в ФНС России, и позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации.
Сертификаты ключей подписи участникам выдаются организациями, которые выполняют функции по выпуску сертификатов ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России.
Следует отметить, что обмен электронными счетами-фактурами по телекоммуникационным каналам связи между продавцом и покупателем должен осуществляться отдельно по каждому документу (п. 1.9 Порядка). Иными словами, если продавец оформляет в адрес покупателя несколько счетов-фактур одновременно, каждый документ должен отправляться через Оператора отдельно.
Для того чтобы осуществлять обмен электронными счетами-фактурами, участникам системы необходимо выполнить следующие действия:
- получить сертификат ключа подписи для руководителя организации либо иных уполномоченных лиц;
- представить Оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
- получить у Оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Оператор должен направить в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика сведения о его учетных данных в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур или об изменении учетных данных, причем сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней с момента подключения участника к электронному документообороту (либо изменения учетных данных).
Алгоритм выставления счетов-фактур в электронном виде имеет следующий вид.
Действия участников при обмене электронными
счетами-фактурами
┌────────────────────┐
┌────────┤ Продавец │<─────────────────┐
│ └──┬──────────────┬──┘ │
│ │ /│\ │
5 │ 1 │ ┌─────────┴─────────────────┐ │
┌───────┴─────┐┌────┴───┐│Подтверждение о поступлении│ │
│ Извещение ││ Счет- ││ счета-фактуры │ │
│ о получении ││ фактура│└─────────┬─────────────────┘ │
│подтверждения│└────┬───┘ │ 7 │
└───────┬─────┘ │ │ ┌─────────────┴──────────┐
│ │ │ │ Извещение покупателя │
│ │ │ │о получении счет-фактуры│
│ \│/ 3 │ └─────────────┬──────────┘
│ ┌──┴──────────────┴──┐ │
└───────>│ Оператор ├──────────────────┘
┌───────────────>│ ├───────────────────────┐
│ ┌────>└───────────┬────────┴─────────┐ │
│ │ 6 │ │ │
│ ┌─┴───────────┐ │ ┌────────────┴───────────┐ │
┌─────┴───────┐│ Извещение │┌────┴────┐│Подтверждение о передаче│ │
│ Извещение ││ о получении ││ Счет- ││ счета-фактуры │ │
│ о получении ││счета-фактуры││ фактура │└────────────┬───────────┘ │
│подтверждения│└─┬───────────┘└────┬────┘ │┌────────────┴─────┐
└─────┬───────┘ │ │ ││ Подтверждение об │
│ 9 │ │ ││отправке извещения│
│ │ │ ││ о получении │
│ │ 2 │ ││ счета-фактуры │
│ │ \│/ │└────────────┬─────┘
│ │ ┌───────────┴────────┐ 4 │ 8 │
│ └─────┤ Покупатель │<────────┘ │
└────────────────┤ │<──────────────────────┘
└────────────────────┘
Схема 1
Если в электронном счете-фактуре допущены ошибки, то он (так же как и бумажный) подлежит исправлению.
Внесение изменений в ранее выставленный электронный счет-фактуру осуществляется в следующем порядке:
Действия участников системы электронного документооборота
при внесении изменений в счет-фактуру
┌────────────────────┐
│ Покупатель │<- - - - - - - - - - - - ┐
└─┬────────────────┬─┘
│ 1 /│\ 4 │
┌────────────────┴───────┐ ┌─────┴─────────────────┐
│Уведомление об уточнении│ │ Извещение продавца │ │
│ счета-фактуры │ │о получении уведомления│
└────────────────┬───────┘ └─────┬─────────────────┘ │
│ │ ┌─────────────────────────┐
\│/ │ │Сообщение о необходимости│
┌─┴────────────────┴─┐ │ внесения изменений │
│ Оператор │ │ в ранее выставленный │
└─┬────────────────┬─┘ │ счет-фактуру │
│ /│\ └─────────────────────────┘
│ 2 │ 3 │
┌────────────────┴───────┐ ┌─────┴─────────────────┐
│ Уведомление покупателя │ │ Извещение о получении │ │
│ об уточнении │ │ уведомления │
│ счета-фактуры │ │ │ │
└────────────────┬───────┘ └─────┬─────────────────┘
\│/ │ │
┌─┴────────────────┴─┐
│ Продавец ├ - - - - - - - - - - - - ┘
└────────────────────┘
Схема 2
После обмена соответствующими уведомлениями об изменении счетов-фактур продавец должен направить покупателю через Оператора уточненный счет-фактуру, действуя по схеме 1.
На схеме 2 представлена ситуация, при которой ошибка в заполнении счета-фактуры обнаружена покупателем.
В случае если продавец самостоятельно обнаружил ошибку в заполнении счета-фактуры, он должен сообщить о выявленном факте покупателю. Механизм направления такого сообщения в Порядке не регламентирован, поэтому сообщение может быть направлено покупателю любым способом, гарантирующим его получение. После чего покупатель должен направить в адрес продавца уведомление об уточнении счета-фактуры в соответствии со схемой 2.
При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с установленным Порядком, действуя по схеме 1.
В случае если продавец и покупатель действуют через различных Операторов, то в приведенных схемах добавляется еще одно звено - второй Оператор, через которого также должны проходить все документы (счета-фактуры, уведомления, извещения и подтверждения), направляемые продавцом и покупателем.
Следует отметить, что в соответствии с утвержденным Порядком Операторы должны передавать документы, поступившие от участников, не позднее следующего рабочего дня, т.е. в идеальном варианте покупатель получит счет-фактуру от продавца в день отправки (день в день), а в худшем случае - на третий день после отправки (если обмен осуществляется через двух Операторов и каждый из них отправит документы на следующий рабочий день).
Одним из самых часто задаваемых вопросов в связи с введением электронных счетов-фактур является вопрос о необходимости дублирования электронного счета-фактуры бумажным экземпляром.
Следует отметить, что НК РФ не содержит положений, обязывающих налогоплательщиков при составлении счетов-фактур в электронном виде дублировать их бумажными экземплярами, так как согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Все зависит от желания и технических возможностей налогоплательщика - счета-фактуры могут составляться или в бумажном, или в электронном виде, или и в бумажном, и в электронном одновременно. В то же время можно предположить, что организации, которые примут решение составлять счета-фактуры в электронном виде в целях оптимизации временных и финансовых затрат, навряд ли будут их дублировать на бумаге.
Участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью (счет-фактура, извещение, подтверждение, уведомление), а также сертификата ключа подписи, который применялся при их формировании, в течение 4 лет после окончания периода, в котором они использовались для составления налоговой отчетности, начисления или уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Таким образом, в случае если налогоплательщик решит осуществлять обмен счетами-фактурами в электронном виде, ему необходимо выполнить следующие действия:
- выбрать Оператора электронного документооборота и зарегистрироваться в качестве участника электронного обмена;
- выбрать программное обеспечение, соответствующее всем требованиям законодательства;
- обеспечить возможность загрузки электронных счетов-фактур в бухгалтерскую программу;
- согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами;
- внести соответствующие изменения в договорные отношения;
- провести обучение персонала;
- организовать надлежащее хранение электронных счетов-фактур.
Следует обратить внимание, что при переходе на систему обмена электронными счетами-фактурами продавцы лишатся возможности оформлять документы задним числом, а покупатели не смогут "манипулировать" датой получения счета-фактуры (например, если необходимо сумму НДС принять к вычету в следующем месяце), поскольку дата выставления счета-фактуры в электронном виде фиксируется Оператором в день направления продавцом покупателю счета-фактуры и не зависит от даты формирования продавцом этого счета-фактуры.
При этом согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора. Счет-фактура в электронном виде считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение Оператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и подтвержденного Оператором электронного документооборота.
Источник: "Финансовая газета. Региональный выпуск", 2011, N 47
